Article Des stratégies intelligentes pour gérer des collaborateurs dispersés

L'avenir du travail est peut-être encore incertain, mais vous pouvez parier que le travail à distance est là pour rester. En fait, une récente enquête de Gartner a révélé que 82 % des chefs d'entreprise prévoient de permettre à leurs collaborateurs de continuer à travailler à distance de temps en temps. Sachant cela, il existe quelques mesures cruciales que les chefs d'entreprise peuvent prendre pour mieux soutenir les effectifs à distance ou hybrides.

Optimiser les coûts et investir dans la modernisation

IDG a récemment publié un rapport sur la façon dont les priorités informatiques ont changé en 2020. Selon ce rapport, 45 % des DSI déclarent que leur principale priorité est le contrôle des coûts. Il est intéressant de noter que les PDG ont une priorité absolue différente - la transformation digitale (37%) et l'amélioration des expériences de travail à distance (37%).

Ces statistiques illustrent un point important - l'optimisation des coûts est certes nécessaire, mais pas au détriment de la transformation digitale. Une grande partie des collaborateurs travaillant désormais à domicile, nous devons intensifier nos efforts numériques et faire ce que nous pouvons pour améliorer l'expérience à distance.

La plupart des entreprises peuvent atteindre ces deux objectifs en investissant dans le Cloud et en s'affranchissant des dépendances sur site. La mise hors service de l'infrastructure sur site peut permettre de réaliser des économies en réduisant l'espace et les services publics nécessaires au fonctionnement. De plus, comme il y a moins d'employés qui viennent au bureau à l’heure actuel et certainement à l'avenir, il peut être judicieux de réduire ou de consolider l'espace de bureau.

Ce que vous économisez sur les dépenses de bureau, y compris l'immobilier et l'entretien des bâtiments, devrait être réaffecté à l'augmentation du support aux utilisateurs finaux. Vous aurez besoin de ressources d'assistance supplémentaires pour vous assurer que vous envoyez le bon équipement aux utilisateurs finaux, que vous les configurez pour travailler à distance ou en mode hybride, et que vous leur fournissez les conseils techniques dont ils ont besoin pour réussir à travailler à domicile. L'astuce consiste à réduire les coûts dans l'intention de réinvestir dans votre entreprise et votre personnel.

Dans une interview accordée à Computerworld, la DSI de CBT Architects, Nirva Fereshetian, a bien résumé la situation en expliquant : "Beaucoup de choses que nous avons payées pour optimiser nos bureaux, nous les transformons maintenant pour optimiser la bande passante [Internet] de nos collaborateurs et d'autres choses qui arrivent. C'est parce que tous ces lieux de travail sont maintenant des bureaux pour l’entreprise."

Adopter une nouvelle perspective en matière de sécurité

Aujourd'hui, la sécurité est à la fois une préoccupation majeure pour les chefs d'entreprise et un casse-tête majeur pour les DSI. En effet, l'ancienne façon d'appliquer la sécurité - qui consiste à sécuriser le réseau et les appareils de l'entreprise - ne fonctionne plus lorsque le bureau n'est plus le pivot central. Une main-d'œuvre dispersée signifie que le domicile de chaque employé, et chaque appareil personnel accédant aux données de l'entreprise, est un nouveau bureau qui a besoin d'être sécurisé.

Les menaces sont omniprésentes et il est inévitable que certains appareils et réseaux domestiques soient compromis. C'est pourquoi notre approche de la sécurité doit passer de l'appareil et du réseau à l'identité, aux données et aux applications de l'utilisateur. Si nous parvenons à les sécuriser, le vol d'un appareil ou la compromission du réseau sera moins préoccupant.

Pour reprendre la terminologie de Microsoft, la sécurité doit commencer dès la porte d'entrée. Des éléments tels que l'authentification multifactorielle garantissent que les données restent sécurisées même si l'appareil ou le mot de passe de l'utilisateur ne le sont pas. La sécurité axée sur l'identité peut également permettre aux employés de choisir parmi un plus grand nombre d'appareils. Tant que les applications ne seront pas compatibles avec tous les types d'appareils, nous n'assisterons probablement pas à une tendance vers un véritable choix d'appareil, mais les entreprises peuvent commencer à se préparer à cette éventualité en adoptant une sécurité à la porte plutôt qu'à l'appareil.

Les normes de sécurité à mettre en œuvre dès maintenant :

• Authentification multifactorielle
• Accès conditionnel
• Classification des données
• Politiques de sécurité et confiance zéro
• Formation à la sécurité pour tous les employés

Maintenez une culture d'entreprise forte, virtuellement

La culture d'entreprise est un facteur de différenciation important lorsqu'il s'agit d'attirer et de retenir les talents. Elle se manifeste le plus souvent entre les murs du bureau, par des aménagements souhaitables, des activités de renforcement de l'esprit d'équipe, le développement professionnel et d'autres activités qui encouragent l'implication sur le lieu de travail.

Dans un monde post-COVID-19, les dirigeants qui ont construit leur culture d'entreprise autour du bureau physique doivent repenser leurs stratégies. Puisque la plupart des collaborateurs ne peuvent plus se réunir au bureau, nous devons trouver de nouvelles façons d'envelopper les employés dans ce même sentiment de culture d'entreprise, virtuellement.

Selon une étude récente de FinanceBuzz, 49 % des travailleurs à distance expérimentés ont déclaré que l'un des principaux inconvénients du travail à distance est la difficulté de nouer des relations avec leurs collègues. En outre, 46 % des personnes interrogées ont indiqué que la solitude ou le sentiment d'isolement constituait un autre inconvénient.

Pour que les travailleurs à distance restent engagés et heureux, nous devons les aider à se sentir et connectés et considérés. C'est là que la culture d'entreprise virtuelle entre en jeu. Un article de Forbes définit la culture virtuelle comme "un espace où chaque employé se sent à l'aise, en sécurité, respecté et traité comme un membre précieux de l'équipe ; c'est là qu'il a le sentiment d'appartenir à quelque chose".

La façon la plus simple de favoriser l'appartenance est de communiquer régulièrement. Les dirigeants devraient aspirer à communiquer autant que possible pour créer de la clarté et de la présence auprès des employés. Les équipes doivent communiquer souvent pour créer une synchronicité et partager des idées. Les individus devraient se connecter régulièrement avec leurs pairs pour collaborer, créer de la camaraderie et partager leurs expériences.

La communication peut faire beaucoup pour aider les employés à se sentir considérés, même s'ils ne peuvent pas être au bureau. L'adoption de nouvelles tactiques de travail à distance vous aidera à encourager une meilleure communication dans votre entreprise. Voici trois politiques de travail à distance que je recommande vivement :

• Organisez régulièrement des réunions de contrôle avec les responsables et l'équipe dans son ensemble.
• Laissez libre cours aux rires et aux conversations secondaires - les réunions ne doivent pas toujours être consacrées aux affaires.
• Encouragez la culture de la "caméra" afin de donner aux réunions virtuelles une présence en face à face.

5 façons créatives de créer une culture virtuelle :

• Proposez une session de formation virtuelle ou un séminaire de développement professionnel.
• Envoyez un repas à votre équipe via un service de livraison et organisez un déjeuner de groupe
• Organisez une compétition virtuelle telle qu'un concours de pas, un jeu ou un concours de cuisine.
• Mettez en place un échange de cadeaux virtuel ‘comme le père Noel secret – qui ne dois pas être réservé qu’à Noel ! 
• Lancez un programme de mentorat pour aider les nouveaux employés à se rapprocher des collaborateurs les plus anciens et à apprendre d'eux.
• Aidez les employés à atteindre un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée

Récemment, un groupe de data scientists de Microsoft a décidé de surveiller les habitudes de travail à distance de leurs collègues pour voir comment ils s'adaptaient. Leurs résultats ont montré que les employés travaillaient en moyenne quatre heures supplémentaires par semaine. Selon le rapport, "les employés ont déclaré qu'ils se réservaient des plages de temps personnel pour s'occuper des enfants, prendre l'air ou faire de l'exercice, et promener le chien. Pour s'accorder ces pauses, les gens commencent à travailler plus tôt et s’arrêtent plus tard".

Nous avons constaté la même tendance à l'allongement des journées de travail chez Insight. Lorsque nous analysons les chiffres de notre tenant Office 365, nous constatons que le travail après les heures de bureau a augmenté de manière générale. D'un autre côté, nous constatons également que les gens s'occupent de tâches non liées au travail pendant la journée, comme aider les enfants à l'école ou faire une course. Ce comportement ne serait normalement pas observé au bureau, mais le travail à distance crée une plus grande flexibilité entre le travail et la vie privée.

Pour la plupart des gens, cette nouvelle flexibilité est un ajustement important qui nécessite à la fois un changement de culture et une phase d'apprentissage. Nous voyons certaines personnes éprouver un sentiment de paranoïa et d'anxiété, pensant qu'elles ne peuvent pas quitter leur poste de travail de peur d'être surveillées ou de manquer un appel. D'autres profitent de cette nouvelle liberté pour faire l'école buissonnière jusqu'à ce qu'il soit temps de passer un appel. Évidemment, aucune de ces deux mentalités n'est idéale.

Cependant, comme nous ne pouvons plus contrôler physiquement qui que ce soit, il est difficile d'appliquer des règles rigides qui contraignent les employés à une journée de travail de 9 heures à 17 heures. Si certains employés peuvent être déconnectés pendant un certain temps au cours de la journée, ils peuvent également être plus disposés à travailler après les heures de travail pour s'assurer que les tâches sont effectuées à temps. Ainsi, le travail à distance nous donne l'occasion d'instaurer un sentiment de confiance plus fort entre employeurs et employés - mais cela doit commencer au sommet. La direction et les cadres dirigeants doivent encourager une culture de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les employés doivent savoir qu'il n'y a pas de mal à faire une pause lorsque c'est nécessaire et qu'il n'y a pas de mal non plus à travailler à des heures irrégulières pour accomplir une tâche.

Les cadres doivent s'efforcer de montrer l'exemple, en se déconnectant lorsqu'il est temps de faire une pause, ou en se débranchant complètement lorsqu'ils sont en vacances. C'est la meilleure façon de créer un précédent pour un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Ne vous méprenez pas, il y aura toujours des personnes qui plongeront dans le travail et ne le quitteront jamais, mais le leadership peut aider à changer cette mentalité. Nous devons dire à nos équipes : "Hé, quand vous sortez, déconnectez-vous. Quand vous avez des projets, déconnectez-vous. Demain est un autre jour."

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